회의를 하면서 많이 쓰여지는 낱말들을 일컬어 회의용어랑 하며, 회의 용어는 여러가지가 있지만 대체로 다음과 같은 용어만 익혀두면 회의진행방법에 큰 도움이 된다.
1) 개회 : 회의의 시작
2) 회기 : 개회로 부터 폐회까지의 기간
3) 동의 : 어떤 의견을 일정한 형식을 갖추어 회의의 의제로 제출하는 것(제출된 동의는 일반적
으로 제출자 이외에 한사람 이상의 찬성(재청)이 있어야 동의로서 성립된다.(동의:動議)
4) 의제, 의안, 안건 : 회의에서 다루어야 할 과제(문제)
5) 의사일정 : 개회로부터 폐회때까지 의안을 포함한 순서를 말하며 줄여서 일정이라고도 한다.
6) 재청 : 동의가 제출되었을 때에 그 동의를 공식적으로 성립시키도록 찬성하는 것(일방적으로
재청이 없으면 제출된 동의는 성립되지 못한다.)
7) 제안설명 : 동의자 또는 의안의 제출자가 그 제안 이유를 설명하는 것으로 간단 명료하면서도
배경, 과정, 효과에 대하여 설득력 있게 설명한다.
8) 질의 응답 : 제출된 의안 또는 동의의 제안 설명에 대해 의문이 되는 부분의 설명을 요구하고
이에 응답하는 것이다. 이것은 찬,반 토론과는 구별되는 단계로 찬.반의 뜻을 표현해서는 안되며, 의문점을 질문하고 설명하는 것에 그쳐햐 한다.
9) 토론 : 의안에 대하여 찬성과 반대의 의견을 발표하는 것으로 이를 통해 참석자는 장.단점에 대해 비교 분석할 수 있는 기회를 갖게 되는 것이며, 따라서 이 과정에서 수정, 정리, 통합을 하여 가장 좋은 의견으로 만들어진다. (찬.반 토론은 번갈아 하도록 하는데 이는 찬성과 반대의견을 교차적으로 발표함으로써 개인의 의사결정을 도와주기 위한 수단이다)
10) 표결 : 안건의 토로과정이 끝나면 최종적으로 그 안건의 내용을 결정하는 과정을 말한다. 표결에는 우선 순위에 따른 절차가 있으며, 표결방법으로는 만장일치(이의 유무를 물어 이의가 없을때)거수.기립. 투표(기면. 무기명) 호명 등이 있다.
11) 폐회 : 회의의 끝.
회의의 진행순서
개회선언 - 국민의례 (국기에 대하여 경례, 묵념) - 의장인사 - 전회의록 승인 - 보고사항
- 의안 채택 보고 - 의안 심의 (제안설명, 질의, 찬반 토론 및 수정, 개의, 표결) - 폐회선언
1) 발언 자유의 원칙
2) 회의 공개의 원칙
3) 정족수의 원칙
4) 1의제의 원칙
5) 회기불계속의 원칙
6) 일사부재의의 원칙
7) 토론의 자유를 보장하는 원칙
8) 과반수 또는 다수결의 원칙
9) 한번에 한 사람씩 발언하는 원칙
10) 의장을 공정해야 한다는 원칙
11) 평등 보장의 원칙
12) 소수인의 권리를 존중하는 원칙
13) 폭력 부정의 원칙
회의는 여러 사람이 모여서 어떤 문제를 해결하기 위해 서로 각자의 생각을 발표하면서 질의하고 토론하여 가장 좋은 의사를 결정하는 과정이다.
따라서 회의를 능률적으로 진행하기 위해서는 그 회의체에 적합하도록 일정한 회의규칙을 정해놓는 것이 필요하며, 회의 구성원은 이 규칙을 잘 이해해서 무리없이 회의를 진행시켜야 할거이다.
남의 의견을 귀담아 듣고 자기 생각과 비교하여 옳다고 생각되면 그 의견에 솔직하게 찬성할 줄 알아야 하며 자기 의견과 다르다고 끝까지 고집을 부려서는 안되며, 대화와 토론을 통해 절충함으로써 좀 더 좋은 방향으로 고쳐 나가야 회의를 하는 참뜻이 실현되는 것이다. 회의에서는 다른 사람의 인격과 생각을 존중하고 다수결의 원칙을 지키는 동시에 소수의 의견도 존중해야 하며, 자기의 권리를 주장하기 위해서는 책임과 의무를 다해야 할 것이다.
또한 회의 규칙과 질서를 지키는데 함께 노력하고 협동정신과 인내심을 가지고 대화에 참여해야 한다. 무엇보다 중요한 것은 개인적인 주장을 하기에 앞서 국가나 사회, 단체의 이익을 위해 사심은 버리고 공적인 일과 사적인 일을 구분하여 공정하게 처리하는 객관성을 지킬 수 있어야 한다.
따라서 회의를 할때는 다음의 원칙을 잘 이해하고 지켜야 할 것 이다.
1) 발언 자유의 원칙
무릇 회의란 발언의 연속이다. 발언을 통해서 서로의 생각과 좋은 것인가를 결정하는 과정이다.
그렇기 때문에 회의에서 말(발언)을 자유롭게할 수 있어야 한다는 것은 매우 중요한 내용이다.
그러나 "발언자유"라고 해서 어떤 말이든지 마음 내키는대로 함부로 하여도 괜찮다고 생각해서는 안된다.
예를 들면
① 회의를 방해하거나 분위기를 나쁘게 하는 말
② 남을 비난하거나 욕을 하는 따위의 나쁜 말
③ 의제와 관계없는 내용의 말
④ 질문 시간에 찬.반의 의견에 해당하는 말
⑤ 의장이 발언하는 내용에 대해 주의를 주었음에도 그 발언을 계속하는 행위
⑥ 혼자서만 여러번 발언하려고 하거나 발언하는 시간을 오랜도록 갖는 행위
⑦ 남이 발언하고 있는데 그 말을 가로 막는 행위는 "발언자유"에 해당된다고 볼 수 없으며, 회의 진행상 바람직하지 못한 일들이다. 또한 발언은 의장에게 반드시 발언권을 얻어서 해야 하며, 서로의 의견이 자유롭게 발표되도록 협력해야 한다.
2) 회의 공개의 원칙
회의는 누구나 방청할 수 있도록 공개적으로 진행하는 것이 원칙이다.
회의구성원이 아니더라도 회의장에 들어가서 회의하는 모습을 볼 수 있고, 들을 수 있도록 해야 한다는 뜻이다. 비밀로 회의를 한다는 것은 민주주의의 본래의 뜻에 어긋나기 때문이다.
우리는 국민들이 뽑은 국회의원이 회의하는 장면을 방청석에서 직접 보고 들을 수도 있으며, 텔레비젼이나 라디오를 통해서 회의광경을 보거나 그 내용을 들을 수 있다.
이와같이 외부 사람이라도 관심이 있으면 누구나 보고 알 수 있도록 하는 것을 "회의 공개의 원칙"이라 한다. 그러나 때로는 비밀로 진행하지 않으면 안될 경우도 있다. 그러한 경우는 회의를 공개함으로써 좋지 않은 결과가 생길 우려가 있다고 보는 때이지만 매우 드물다. 아주 특별한 경우가 아니라면 회의는 비밀로 해서는 안되는 것이다.
3) 정족수의 원칙
회의를 할때 회의 구성원 모두가 참석하는 것이 가장 좋을 것이다. 그러나 많은 사람들도 구성된 회의체에서 구성원 전체가 다 참석하기란 몹시 어려운 일이다. 한 두사람 또는 몇사라미 참석하지 못했다고 해서 회의를 열지 못한다면 문제가 될 것이고 그 반대로 몇 사람만 모여서 전체의 의사를 결정해도 문제가 될 것이다. 그래서 전체 구성원 가운데 일정한 수 이상이 모이면 회의를 열 수 있고, 어떤 안건을 결정할 수 도 있어야 한다.
이 때 그 일정한 수를 "정족수"라 한다. 정족수에는 의사정족수와 의결정족수 두가지로 구분된다.
①의사정족수
회의에 참석할 전체 인원 가운데 일정한 수가 모이면(성원) 회의를 열(개회) 수 있게 한다.
이것을 "의사정족수" 또는 회의 정족수라 한다.
회의를 시작할 때에는 회의를 할 수 있는 인원이 되는지 안되는지 확인해야 하며, 대개는 전체회의 구성원(재적) 절반을 초과하는 수가 참석하면 회의를 열 수 있도록 정하고 있다.
그러나 3분의 1이상이 모이면 열 수 있도록 좀 쉽게 정하고 있는 경우도 있고 사람이 많을 때에는 4분의 1정도로 정하고 있는 경우도 있다. 그러나 구성원의 수가 일정치 않거나 너무 많아 성원 시키기가 어려운 경우에는 법 또는 규정으로 의사 정족수를 미리 정해 놓기도 한다. 이것을 법정정족수라 한다. 하지만 우리 청소년들은 재적인원의 과반수가 출석하는 것을 의사정족수로 정하는 것이 바람직하다.
* 의사정족수는 회의를 시작해서 끝날때까지 계속 유지 되어야 한다는 것을 잊어서는 안된다.
② 의결정족수
"의결정족수"란 회의에 올려진 안건에 대해 토론을 마치고 최종적으로 결정할 때 필요한 최소한의 인원수를 말한다. 대부분의 경우에는 재적인원 과반수의 찬성으로 의결한다는 규정을 두고 있다.
다만 가부 동수일때는 임원 선출등 중요 안건을 제외하고는 의장으로 하여금 그 결정권을 행사하게 하는 경우가 많다.
4) 1의제의 원칙
회의에서는 한 가지의 문제(안건)를 결정하는 경우도 있고 여러가자의 문제(안건)를 결정해야하는 경우도 있다. 이런 경우에 여러 안건을 한꺼번에 올리는 것(상정)이 아니고 한건 한건을 따로 따로 올려서 처리해야 한다는 약속이다. 여러 안건을 한꺼번에 올리면 혼돈이 되어 무슨 이야기를 하는지 잘 알 수 없기 때문이다. 즉 그런 회의는 형식적인 것 밖에 안되고 안건 하나 하나에 대해 신중하게 토의할 수 없기 때문에 반드시 한 문제가 어떠한 방향으로든 결정된 뒤에 다른 문제를 상정해서 처리해야 한다는 것이다.
5) 회기불계속의 원칙
학교나 조그마한 회의등에서는 보통 하루에 회의를 다 끝내지만 큰 회의 특히 나라 일에 관해서 다루는 국회에서는 여러 날이 걸리는 것이 보통이다. 20일도 되고 30일도 되며, 정기국히ㅗ 때에는 100일 동안 회의를 계속할 수 있다.
이와같이 회의를 시작해서 끝날때까지의 기간을 회기라 하는데 회기동안에는 처리해야할 많은 문제(안건)들이 제안될 수 있다. 그 제안된 안건중에는 그 회기 동안에 처리되는 안건도 있지만 처리되지 못하고 회기가 끝남과 동시에 없어지는(폐기)안건도 있다. 이와같이 회기중에 처리되지 못한 안건이 그 회기가 끝남과 동시에 폐기되는 것을 "회기불계속의 원칙"이라고 한다.
일단 폐기된 안건을 다음 회기에서 처리하고자 하면 다시금 제안해야 한다.
일반적인 회의에서는 이상과 같이 회기 불계속을 원칙으로 하지만 다음 회기에서도 계속 이를 처리하도록 (회기 계속의 원칙)규정하고 있는 경우도 있다. 우리나라 국회는 회기 계속의 원칙을 헌법으로 규정, 앞 회기에서 처리하지 못했을 경우 다음 회기에 다시 제안하지 않아도 그 안건을 심의 처리하도록 하고 있다. 그러나 국회의 임기가 끝나면(폐원) 처리되지 못한 모든 계류의안은 자동적으로 폐기된다.
6) 일사부재의의 원칙
회의에서는 어떤 안건을 좋다고 결정(가결)하거나 좋지 않으니 하지 말자고 결정(부결)하기도 한다.
이렇게 한번 결정된 내용(안건)은 그 회기중에 다시 같은 내용으로 제안할 수 없게 하고 있다, 이것을 "일사부재의의 원칙"이라 한다. 다시 말해서 회의 하는 날이 하루로 끝나면 그날 회의에서 다시 말할(제안)수가 없으며, 회의가 며칠동안 계속(회기)될 때라도 그 회기중에는 다시 제안할 수 없다는 원칙이다.
※ 만일 한 회의에서 결정된 내용을 몇번이고 다시 토의에 붙이게 된다면 끝이 없고, 문제는 확정되지 못할 것이며, 같은 문제에 서로 다른 결정을 내린다면 어느것이 그 회의의 진정한 의사인지 분간할 수 없기 때문이다.
7) 토론의 자유를 보장하는 원칙
회의의 구성원은 누구나 회의에서 모든 문제에 대하여 토론할 권리를 갖는다는 원칙이다.
회의는 무릇 토론이 바탕이 되어 좋은 방향을 잡아가야 하므로 의견발표를 자유롭게 할 있어야 함은 당연한 것이. 다만, 다수에 속하는 사람이 전체의 이익을 위하여 토론을 제안하기로 결정했을 때에는 이 권리는 자연히 제한을 받게 된다.
8) 과반수 또는 다수결의 원칙
민주적인 단체에서는 과반수에 속하는 사람의 의사가 그 단체를 다스린다는 원칙이다. 이 원칙은 소수에 속하는 사람들이 과반수의 결정을 받아들여야 한다는 것을 의미하기도 한다. 만일 그렇지 않으면 민주적인 과정과 절차는 무너지고 말 것이다. 이와 같은 원칙은 그 단체의 회칙 또는 규정으로 정했을 때 적용되는 것이다. 과반수란 2분의 1 이상과는 달리 2분의 1을 초과한 수를 의미한다.
① 재석과반수결
반 구성원이 50명인 학급에서 전원 참석했을 경우 의결을 할 수 있는 수는 최소한 26명이다. 이 경우 26명에서부터 50명까지의 숫자를 과반수라 한다. 일반의안을 표결하려면 구성원 과분수의 사람이 참석하고 있어야 하며, 가결은 참석하고 있는 사람의 과반수가 찬성하여야 한다. 예를 들면 26명이 참석하고 있을 때 가결되려면 최소한 14명의 찬성을 얻어야 하고 41명이 참석하고 있을 때 가결되려면 적어도 21명의 찬성을 얻어야 한다는 뜻이다.
② 재적과반수결
전체 구성원이 50명일 때 그 2분의 1선인 25명 더하기 1 즉, 26명 이상을 재적과반수라 하고 이 숫자의 찬성으로 의결 되는 것을 재적과반수 찬성 의결이라고 한다.
※ 만일 50명중 26명의 참석으로 회의를 열고 있을 때에도 재적의 과반수는 26명이므로 26명 전원이 찬성하여야 의결된다는 뜻이다.
③ 종다수결
임시의장 선거때나 선거에서의 결선 투표때 주로 사용된다. 종다수에 의한 가결에서는 과반수의 원칙을 적용하지 않고 양쪽을 비교하여 많은 쪽으로 결정한다는 것이 특색이다.
극단적인 예를 들면 50명의 반 구성원을 가진 학급에서 투표결과 찬성2표, 반대1표일 때에도 찬성 2표로 결정되는 것을 종다수결이라 한다.
9) 한번에 한 사람씩 발언하는 원칙
회의에서는 누구나 의장으로부터 발언권을 얻은 후에 발언하도록 되어 있다.
그래야만 한꺼번에 여러 사람이 발언하는 것을 방지하고 한 사람씩 발언함으로써 발언의 요지와 내용을 충분히 전달할 수 있게 된다. 그러므로 발언하고자 하는 사람은 먼저 의장에게 발언권을 신청하여 허락을 받지 않으면 안된다.
이렇게 함으로써 회의가 발언의 무질서속에 빠지는 것을 막고 또 어떤 한쪽편에 발언이 독점되는 것도 막을 수 있게 된다.
10) 의장을 공정해야 한다는 원칙
의장의 가장 기본적인 역할은 회의를 진행할 때 자기의 의견을 구성원들에게 강요하지 않고, 또 토론이나 결정에 자기의 영향력을 미치지 않으면서 회의를 공정하게 진행시키는 일이다.
만일 의장이 어떤 문제에 대하여 자기의 개인적 의견을 표시하고 싶을 때는, 의장의 권한을 의장 다음 순위의 임원에게 넘겨주고 발언해야 하며 해당 안건이 결정될때까지 의장석에 복귀할 수 없다. 그만큼 의장은 회의 진행에 있어서 공정해야 한다는 것이다.
11) 평등 보장의 원칙
어떤 회의에서도 모든 구성원은 누구나 평등한 권리와 의무를 갖는다. 이것을 어떤 규칙을 가진 단체에 속하는 한 사람 한 사람은 어떠한 차별없이 똑같은 대우를 받으며, 평등한 권리를 누린다는 뜻을 나타내는 것이다. 또 그 집단에 속하는 사람은 누구나 다른 구성원의 권리를 존중해야 하며, 그 단체의 규범과 일반 회의진행규칙의 원리를 지켜야 한다는 뜻을 나타내는 것이다. 이것을 회의에서는 “평등 보장의 원칙”이라 한다.
12) 소수인의 권리를 존중하는 원칙
소수에 속하는 사람도 그 소수 의견을 알리게 할 권리를 갖는다는 원칙이다.
민주적인 단체에서는 오히려 반대의견이 그 단체를 건강하게 만드는데 도움이 되기도 하며, 더 옳은 의견일 경우도 있을때가 있으니 소홀히 하여서는 안된다는 뜻이다.
13) 폭력 부정의 원칙
민주적인 회의에서는 폭력행사를 일체 인정하지 않는다는 원칙이다.
어떠한 경우라도 회의도중에 폭력이나 폭언을 하여서는 안된다. 따라서 자유롭고 즐거운 회의 분위기가 보장되어야 하며, 폭력이나 폭언이 있을 경우 의장은 즉시 폭력 및 폭언을 중지시켜야 하며 듣지 않을 경우 퇴장시켜야 한다.
